Cela peut sembler un luxe, surtout dans une start-up, mais utiliser le bon outil peut vous faire gagner beaucoup de temps dans l’organisation de votre travail ou de celui de vos collègues. Et quand ces outils sont réellement conçus pour résoudre un problème utilisateur spécifique, ils peuvent même générer de la sérendipité. Ils vous aideront à vous poser plus de questions et à améliorer votre travail dans l’ensemble.

Au-delà des basiques

Oui, Excel, Word et PowerPoint peuvent faire beaucoup de choses. Et vous trouverez probablement toujours une façon convenable de noter et de communiquer vos idées. Mais ils n’offrent pas une logique métier suffisamment spécifique au product management.

Quand je dis “le bon outil pour la bonne tâche”, ça peut vouloir dire que vous vous retrouverez avec une douzaine d’outils. La chose à éviter absolument est la duplication d’informations. Choisissez-les donc judicieusement et assurez-vous qu’ils peuvent s’intégrer entre eux, partager et mettre à jour les données les uns des autres. Sinon, ça n’aidera pas du tout.

Vous voudrez peut-être aussi penser au “bon outil pour la bonne tâche au bon moment”. Il faut du temps pour commencer à utiliser un nouvel outil, le configurer et s’assurer qu’il devient une bonne pratique dans l’entreprise. L’astuce est de savoir quand en introduire un nouveau. Il vaut mieux attendre que le besoin commence à se faire sentir, puis proposer la solution. Sinon vos collègues pourraient simplement le rejeter, et il sera encore plus difficile d’en reparler à l’avenir.

Cela dit, et sans aucune volonté de faire de la publicité, voici une liste des outils qui se sont avérés utiles pour moi, avec leurs inconvénients.

Contexte

Il peut être utile de vous présenter mon contexte business des dernières années :

• Construction d’applications SaaS pour les entreprises
• Start-ups ou PME
• Canaux de vente en ligne et hors ligne
• Méthodologies Agile
• Impliqué dans la stratégie produit, le marketing, la génération de leads et la vente, le modèle économique et la tarification, la roadmap, le design produit, la gestion de projet, la satisfaction et le support client

Outils que j’utilise ou que j’ai utilisés

Balsamiq

C’est un bon compromis entre simplicité et précision du maquettage.

J’ai essayé Axure dans le passé. Excellent outil également, mais il va tellement loin dans les détails qu’on finit par perdre du temps. C’est vrai dans le contexte que j’ai décrit. Je suis sûr que dans une grande entreprise avec des personnes dédiées à la construction de prototypes, cet outil serait plus adapté.

Revenons à Balsamiq Mockups. En substance, c’est un outil qui vous aide à réaliser des wireframes, de manière plus propre que sur papier. Mieux encore, vous pouvez utiliser de nombreux templates et composants prêts à l’emploi qui font du dessin un exercice de glisser-déposer. Vous pouvez ensuite exporter vos maquettes en fichiers image ou en PDF. La partie cool du PDF, c’est qu’il peut inclure des liens que vous pourrez placer dans les maquettes UI, afin de naviguer entre les pages du PDF comme si vous naviguiez dans un prototype.

Facile à utiliser. Bons résultats visuels. Bonne UX.

Confluence

Pas l’outil le plus utilisé d’Atlassian, ni le meilleur, mais il a l’avantage d’être intégré à Jira. À quoi ça sert ? À communiquer avec votre équipe sur tous les sujets où Jira ne suffit pas, notamment : les spécifications, les comptes rendus de réunion, les annonces internes, les plans, les to-do lists, l’agenda de l’équipe (y compris les congés et événements spéciaux) synchronisé avec la roadmap.

Il est basé sur une UX wiki. Je n’en suis pas fan, surtout parce que l’organisation hiérarchique des pages n’est pas très naturelle. Mais le moteur de recherche est très facile à utiliser et permet de retrouver n’importe quel document lié aux mots-clés recherchés.

Vous pouvez aussi jouer sur les droits d’accès, car il n’est pas toujours nécessaire de partager toutes les informations avec tout le monde.

L’intégration avec Jira permet de lier des comptes rendus ou des spécifications à des sprints et des stories. Ainsi, il sera facile de naviguer entre les deux et de vérifier le statut de développement d’une fonctionnalité directement depuis la spec.

Beaucoup de fonctionnalités de communication. Intégré à Jira. UX pas très agréable.

Jira

Le meilleur outil selon moi si vous travaillez en Agile/Scrum. J’en ai essayé quelques autres, notamment Pivotal Tracker et des plugins Kanban GitHub. Mais c’est le bazar.

Jira est le seul outil que j’ai trouvé qui permette d’organiser correctement les stories, les epics, les versions et de suivre la progression des sprints Scrum ou des livraisons Kanban. Le reporting est en temps réel et propose des rapports étendus qui vous aident à identifier vos points forts et les axes d’amélioration.

De plus, il y a beaucoup de flexibilité dans la configuration, ce qui permet de “s’approprier” le processus et l’outil. Attention toutefois : si vous êtes nouveau en Agile et/ou avec cet outil, ne commencez pas à tout modifier. Il existe de bons paramètres par défaut qui devraient suffire pour démarrer. Les modifier pourrait conduire à un processus bancal.

L’outil idéal pour l’Agile/Scrum. Flexible. Bonne UX. Un peu lent en On-Demand.

GitHub

Probablement l’outil le moins destiné aux Product Managers. Ne vous méprenez pas : c’est un excellent outil. Juste pas celui dont j’ai besoin, ou dont je peux tirer autant parti que je le voudrais.

C’est excellent pour les développeurs, car il permet la gestion de repositories, les git-workflows, les revues et commentaires de code, la gestion des issues, l’intégration avec les CIs, et bien plus.

Mais dès qu’on essaie de travailler en Scrum, on ne va pas loin. Comme je l’ai mentionné, des outils peuvent être utilisés “au-dessus” de GitHub, comme ZenHub. Mais ils sont encore très jeunes et leur couverture fonctionnelle reste légère. Par rapport à ce que Jira peut offrir, il y a encore du chemin…

La partie cool, c’est qu’il existe une intégration avec Jira. Elle pourrait être meilleure, mais elle permet quand même de voir les PR et commits depuis les issues Jira, et de déclencher le workflow Jira sur des événements GitHub spécifiques.

Bon outil pour les développeurs. Doit être intégré dans un outil de gestion de projet.

Hubspot

Quand j’ai commencé à utiliser cet outil, il était entièrement gratuit. Il évolue maintenant et certaines fonctionnalités deviennent payantes.

J’en ai essayé quelques-uns avant, et celui-ci était le plus simple avec l’interface la plus attrayante.

Vous pouvez facilement créer et organiser des contacts et des entreprises, les relier entre eux. Hubspot alimente également la fiche d’un contact ou d’une entreprise avec des données trouvées sur Internet, comme des fils d’actualité, des profils LinkedIn, Twitter…

Les “Deals” sont une fonctionnalité très utile pour gérer votre pipeline, un peu comme un tableau Kanban. Très pratique pour s’assurer qu’un prospect n’est pas “mort”.

Il est assez flexible en termes de configuration, notamment sur les champs personnalisés et les vues.

Facile à utiliser. Flexible. Interface attrayante.

Zendesk

L’un des outils de helpdesk les plus utilisés, semble-t-il. Couverture fonctionnelle très complète, parfois un peu complexe ou contre-intuitif pour organiser et parcourir les vues. Aussi assez cher.

Mais au final, il fait vraiment le travail. Vous pouvez affiner les workflows, suivre la satisfaction client dans le traitement des tickets, gérer l’attribution des tickets, créer des déclencheurs et des automatisations, des alertes, gérer les SLAs, et assurer une communication entièrement à votre image.

Une référence. Parfois complexe à utiliser. Un peu cher.

Slack

Pendant un temps, HipChat était à la mode. Maintenant c’est Slack. Je ne suis pas sûr qu’il y ait une raison, mais c’est ainsi.

C’est un outil de messagerie instantanée assez cool pour les entreprises. Il y a plein d’intégrations natives et un SDK qui vous permettra de construire les vôtres. Vous pourrez donc l’utiliser comme outil d’alerte très facilement.

De plus, les canaux et les groupes permettent de focaliser les discussions sur des sujets et des groupes d’utilisateurs spécifiques.

Il est également assez simple à utiliser.

Simple. Peut être utilisé pour les alertes.

Aha!

Joli nom, non ? Cet outil est la cerise sur le gâteau pour les Product Managers. Ce qui signifie peut-être que c’est le dernier auquel vous vous intéresserez. Et vous n’aurez pas forcément raison.

En substance, cet outil permet de corréler facilement et visuellement la stratégie business, les objectifs, la roadmap et les workflows.

De plus, vous pouvez facilement exporter vos données vers des modèles de documents conçus pour communiquer avec des parties prenantes comme les clients et les investisseurs. Le mieux, c’est que vous pouvez facilement décider, en quelques clics, quel niveau d’information vous souhaitez divulguer.

Les fonctionnalités sont structurées de manière à vous aider à vous poser les bonnes questions au bon moment et à articuler votre stratégie globale. Clairement un produit fait par des Product Managers pour des Product Managers.

Et oui, il s’intègre avec Jira (et d’autres outils).

L’outil de product management par excellence.

Outils que j’aimerais utiliser à l’avenir

Facturation

Pour l’instant, ayant utilisé des outils maison, j’ai hâte d’utiliser Recurly. Quelqu’un a de l’expérience avec ? L’ensemble de fonctionnalités semble excellent et les références clients sont nombreuses.

Inbound Marketing

Eh bien… c’est un peu le vide ici. Je dois dire que je ne suis pas sûr de ce que j’attends d’un tel outil. Donc même là, votre avis est le bienvenu.

Customer Success Management

J’ai beaucoup entendu parler des outils de Customer Success Management en vogue. Ça semble très prometteur, car ils sont censés s’intégrer avec toutes les catégories d’outils précitées. Ils devraient donner des informations sur chaque utilisateur depuis le jour où il visite votre site pour la première fois jusqu’au jour où il quitte votre produit. Attendez, non, jusqu’à ce qu’il paie pour un abonnement supplémentaire, sinon ce produit n’a pas tenu sa promesse.

Expérience à partager ?

Qu’en pensez-vous ?

Même si j’écris un blog, je ne suis pas vraiment du genre monologue. N’hésitez pas à me faire part de vos réflexions sur les outils que vous avez utilisés et de vos recommandations !

📍 Financial District, San Francisco, Californie, États-Unis

Image de une par florianric